Personel Takip Sistemi Seçerken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Personel Takip Sistemi (PDKS), bir işletmede personelin işe giriş ve çıkışlarını tarih ve saat şeklinde, dijital olarak kayıt altına alan; iş alanlarında anlık olarak nerede ne kadar süre bulunduğunu  raporlayan sistemdir. Bu sistem sayesinde personelin işe zamanında gelip gelmediği ,işten erken/geç çıktığı ve hangi alanda bulunduğu tespit edilebilir. 

Çalışan sayısının yüksek olduğu işletmeler bu sistemlere çok daha fazla gereksinim duyar. PDKS ile çalışma sürelerinin takibi ve anlık olarak raporlanabilmesi işveren açısından büyük kolaylık sağlar.

PDKS sistemi satın almadan önce bilinmesi gereken bazı önemli noktalar bulunur.

Kullanılan Donanım

Bazı sistemler RFID ve bu sistem ile uyumlu okuyucular ile çalışır. Bazı sistemlerde parmak izi okuyucu, yüz tanıma gibi biyometrik veriler kullanılır. Bazı sistemler ise QR kodlar ile giriş çıkış işlemleri yapmaya izin verir.

QR kod kullanan sistemler genellikle mobil cihazlar ile kullanıma uygundur. Ancak, bu durumda da farklı senaryolar söz konusudur. Bu senaryolar ise şu şekildedir.

Mobil uygulama üzerinde, sistem tarafından sadece personele özel ve sürekli değişen bir QR kod yaratılır. Bu kod, ortamdaki bir QR okuyucu ya da tablet kamerası aracılığı ile okutulur. 

Ortamda bulunan print edilmiş QR kod, çalışan tarafından mobil cihaz aracılığı ile okutulur.

RFID kart ya da mobil cihaz kullanımı, personele sağladığı kullanım kolaylığı, güvenlik gibi hususlar da dikkate alınmalıdır.

İşletme İhtiyaçlarının Analizi

PDKS programı aracılığı ile işletme ihtiyaçları analizi de kolaylaşır. Yapılan tespitler doğrultusunda işletmenin ihtiyaçlarına çok daha hızlı çözümler üretilebilir.

Bildirim Yönetimi

İstenen birim ya da personele günlük ya da istenen periyodlarda otomatik olarak raporlar gönderilebilir. Personelin işe geç gelmesi ya da işten erken çıkması, çalışma süresi, fazla mesai süresi gibi veriler bildirimlerde ve raporlarda yer alır.

Sistemin Doğruluğu Ve Güvenilirliği / Konum Doğrulama Özelliği

Mobil uygulama üzerinden çalışan PDKS’ler ile çalışanın işyeri konumunda olup olmadığı GPS üzerinden kontrol edilebilir. 

Personel, işyeri konumu dışında herhangi bir yerden bu işlemleri gerçekleştiremez. Bu özellik oldukça kullanışlıdır. İşe yarar bir özellik olması ile etkin bir kullanım sunar.

Takip Sisteminin Kullanım Kolaylığı Ve Kullanıcı Dostu Ara yüzü / Yönetim Kolaylığı

Bir Personel takip programı sayesinde personel ekleme, çıkarma, raporlama, yönetim paneline web ve mobil platformlardan erişim, yetkilendirmeler gibi konularda kolaylıklar elde edilebilir. Tüm bunlar, PDKS tercihinde önemli bir yere sahiptir.

Veri Güvenliği Ve Mahremiyet Koruması

Personel verilerinin güvenliği ve gizliliği, işletmeler için çok önemli bir yere sahiptir. Seçtiğiniz Mobil PDKS’nin güçlü güvenlik önlemlerine sahip olması da dikkat edilmesi gereken noktalardan biridir. 

Veri şifreleme, güvenli veri transferi ve erişim kontrolleri gibi gelişmiş özellikler, çalışan bilgilerinin korunmasına yardımcı olur ve yasal zorunluluklara uygun çalışır.

Veri Entegrasyonu Yetenekleri

Mobil Personel giriş çıkış takip sistemleri, mevcut iş yönetim sisteminizle entegre olabilmesi büyük bir avantaj elde edilmesini sağlar. ERP, muhasebe ve diğer iş yönetim süreçleriyle uyumlu çalışan bir sistem, veri akışını kolay hale getirir ve operasyonel verimliliği artırır. Entegrasyon yeteneği sayesinde, iş süreçleriniz sorunsuz bir şekilde yürütülebilir.

Müşteri Desteği Ve Eğitimi

İyi bir müşteri desteğinin sağlanması ve eğitim hizmetleri, Mobil PDKS’nin etkin şekilde kullanımını sağlar. Sistem kurulumu, entegrasyon ve günlük kullanım esnasında destek alabileceğiniz bir sağlayıcı tercih edebilirsiniz. 

Aynı zamanda, personelin sistemi doğru ve etkin bir şekilde kullanabilmesi için eğitim imkanları sunan bir sistem seçimi, maksimum fayda elde etmenize yardımcı olur.

Mobil Uyumluluk

Günümüz çalışanları, hareket halindeyken bile işlerini yönetebilmeyi tercih eder. Bu sebeple, seçtiğiniz Mobil PDKS, mobil uyumlu olmalıdır. Böylece personelinizin akıllı telefonlar ve tabletler üzerinden sisteme erişebilmesi sağlar. 

İş verimliliği artar ve iş süreçlerine hız katar. Mobil uyumlu çözümler, personele her yerden ve dilediği zaman erişim imkanı sunar.

Net ve Açık Şekilde Raporlama Seçeneği

Personel devam kontrol sistemi, açık bir raporlama imkanı sunmalıdır. Tarih, saat, kişi ve konuma göre detaylı ve anlık raporlama sayesinde, raporlar excel ve pdf formatlarında dışa aktarılabilir.

Sistemin Uygun Maliyetli Olması / Fiyat Maliyet Analizi

Personel takip uygulamaları; farklı özellikler, modüller ve kullanım alanlarına göre farklı fiyat alternatifleri sunabilir. Bu sebeple, bu sistemleri satın almak isteyenlerin fiyatlandırma konusuna da dikkat etmesi gerekir. Sistem fiyatları konusunda dikkat edilmesi gereken birkaç önemli nokta bulunur. 

Sistemin özellikleri, kullanıcı sayısı, entegrasyon, destek ve bakım hizmetleri ve ödeme planları gibi önemli noktalar, fiyatlar üzerinde etkilidir. Bazı işletmeler sadece maliyet baz alarak sistem tercihi yapar.

Yalnız maliyet ya da yalnız sistem özellikleri göz önünde bulundurularak, bir PDKS seçimi çok sağlıklı bir yöntem olmayabilir. İhtiyaçlarınız ve bütçeniz daima önceliğiniz olmalıdır. Farklı sistemleri araştırıp, fiyatlandırmalarda karşılaştırma yapmanız gerekir. 

Ayrıca, fiyatlandırma konusunda dikkat etmeniz gereken noktalardan biri de, düşük fiyat alternatiflerine sahip sistemlerin düşük kaliteye sahip olabilme ihtimalidir. Bu nedenle, fiyat/kalite oranına sahip olan sistemleri belirlemenizde yarar var.

Bazı PDKS sistemleri, bulut tabanlı ve SaaS modeliyle çalışır. Bu durumda bir donanım ya da altyapı yatırımı gerekmez, yalnız sisteme abone olarak kullanmaya başlayabilirsiniz. 

Dilediğiniz zaman sistem hizmetini kullanmayı da durdurabilirsiniz. Kullandığınız kadar ödeme imkanı sunan bu sistemleri hemen kullanmaya başlayabilir ve aldığınız hizmeti istediğiniz zaman durdurabilirsiniz.

i-4 ile Personel Takip Sistemi

Personel takip sistemi, üretim tesislerinden işletmelere, otellerden sağlık kurumlarına pek çok alanda kullanıma uygun sistemlerdir. i4 Bilişim’in geliştirdiği bu sistem IoT platformu, BLE sensörleri, gateway’leri ve antenleri ile entegre olarak çalışır. Geniş bir çözüm yelpazesi sunan bu sistem, birçok işletmede güvenlik ve takip sağlar.

Personel takip sistemi, işletmelerde personel yönetimi ve güvenlik ihtiyaçlarını karşılamak üzere geliştirilmiş ileri teknoloji ürünlerinden biridir. Anlık takibi oldukça kolay hale getiren bu sistem, kurum ihtiyaçlarına en uygun çözümleri üretir. 

i4 Bilişim Hizmetleri tarafından geliştirilen bu yenilikçi çözüm, işletmelerin güvenli ve verimli bir şekilde çalışmasını destekler.